Som arrangementskoordinator skal Løvland være et bindeledd internt i kommunen for alle arrangører i byen. Han skal bidra til at arrangører får den støtten de trenger når de skal navigere seg rundt i den store, og noen ganger uoversiktlige, kommunen. I tillegg til å være et internt bindeledd skal Løvland også være et kontaktpunkt for andre offentlige etater som politi, brann, sykehus, Mattilsynet og Arbeidstilsynet. Videre har han ansvar for å utarbeide kontrakter for utleie av kommunale uteområder som brukes til arrangementer.
I arbeidet med å tilrettelegge for arrangører har arrangementskontoret i Kristiansand kommune utarbeidet retningslinjer for «Bruk av offentlig uterom til arrangementer». Dette er et dokument som beskriver de kommunale uteområdene, hva slags type arrangementer de ulike områdene er egnet til, hvor store arealene er og hva som er tilgjengelig av strøm og annen infrastruktur. Retningslinjene fastslår også hvor mange arrangementer som kan avholdes på hvert enkelt uteområde i løpet av et år, maks antall dager et arrangement kan vare, tidsbegrensinger og når alkoholservering kan begynne. I tillegg til presentasjon av hvert område, finner man informasjon om kommunens søknadsprosedyrer og generelle regler ved utleie.
Retningslinjene er ment å fungere som et styringsverktøy for administrasjonen og en veileder for arrangører. Bakgrunnen for utarbeidelsen av retningslinjene er at kommunen ønsker å legge til rette for at arrangementer kan planlegges i god tid med visshet om hvilke regler og plikter som gjelder. Dette skal bidra til at det blir færre overraskelser og enklere å gjennomføre arrangementer. Retningslinjene sikrer med andre ord forutsigbarhet for arrangører i kommunen.
For å belyse hvordan det oppleves å være en aktør som må forholde seg til retningslinjene og arrangementskontoret i Kristiansand kommune, inntok Heine Strømme scenene etter at Løvland hadde fullført sitt innlegg. Strømme har arrangert en rekke større og mindre arrangementer i flere norske byer. I 2009 startet han opp strandfestivalen Palmesus og i 2020 startet han opp Sommerbris som er Sørlandets største musikkfestival for de over 20 år.
Bilde fra Sommerbris 2023. Foto: Kai Chen
Strømme ga uttrykk for at han setter stor pris på den gode dialogen med Løvland. Ved å ha Løvland som kontaktpunkt blir prosessene mindre omstendelige. Videre trakk han fram at Kristiansand kommune er god til å legge til rette for arrangementsvirksomhet, og at han føler seg ønsket i byen. Strømme nevnte også at samarbeidet med kommunen har bidratt til økt effektivitet og trygghet i planleggingen av arrangementene, noe som igjen fremmer en positiv opplevelse for både arrangører og deltakere.